Skip to content

Datenschutzerklärung

Stand: September 2026

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung des Discord-Bots EmailVerify sowie der zugehörigen Premium-Funktionen.

1. Verantwortlicher

WKSolutions GbR vertreten durch die Gesellschafter Jan Philip Wahle und Lars Benedikt Kaesberg Siedlungsweg 24 37124 Rosdorf Deutschland E-Mail: [email protected]

Soweit Server-Betreiber (z. B. Unternehmen oder Hochschulen) den Bot zur Verifizierung ihrer eigenen Mitglieder einsetzen, handelt WKSolutions insoweit als Auftragsverarbeiter; hierfür steht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zur Verfügung.

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht erforderlich (§ 38 BDSG, da weniger als 20 Personen mit der Datenverarbeitung beschäftigt sind).

2. Welche Daten werden verarbeitet?

2.1 Bei der E-Mail-Verifizierung

  • Discord-Nutzer-ID (zur Zuordnung zur Verifizierung).
  • E-Mail-Adresse (eingegeben vom Nutzer): an die eingegebene Adresse wird ein Bestätigungscode gesendet. Die Adresse wird nicht im Klartext gespeichert, sondern als kryptografischer Hash (MD5 vom lowercased Wert), ausschließlich um Doppelverifizierungen pro Server zu verhindern.
  • Server-ID (Discord Guild-ID), in der die Verifizierung erfolgt.
  • Zeitpunkt und Erfolg der Verifizierung in den Server-Statistiken (aggregiert, nicht nutzerbezogen).

2.2 Bei der Server-Konfiguration

Server-Administratoren konfigurieren den Bot u. a. mit folgenden Angaben (siehe Befehle): Verifizierungs-Domains, Rollen-IDs, Sprache, Log-Channel-ID, optional Allowlist von E-Mail-Adressen (gehasht gespeichert).

Wird der Bot einem Server hinzugefügt, speichern wir die Discord-Nutzer-ID der Person, die ihn hinzugefügt hat (sofern Discord sie uns mitteilt), um ihr bis zu zwei Erinnerungen per Direktnachricht zu senden, falls die Einrichtung nicht abgeschlossen wird. Die Angabe wird gelöscht, sobald sich auf dem Server jemand verifiziert, nach der letzten Erinnerung oder wenn der Bot den Server verlässt.

2.3 Bei der Nutzung von Premium-Funktionen

  • Server-ID, gekaufte Guthaben (Anzahl), Status der CSV-Freischaltung, Discord-Entitlement-IDs.
  • Aggregierte Statistiken (Mails gesendet pro Monat / gesamt) je Server.

2.4 Server-Logs (technisch)

Beim technischen Betrieb fallen Server- und Mail-Server-Logs an (z. B. SMTP- Verbindung, IP-Adresse des Mail-Servers, Zeitpunkte). Diese Logs werden zur Fehleranalyse verwendet und nach maximal 30 Tagen gelöscht.

2.5 Nutzungsanalyse des Bots (PostHog)

Um den Bot zu verbessern, erfassen wir Nutzungsereignisse (z. B. „Verifizierung gestartet", „Befehl verwendet", „E-Mail versendet") mit PostHog (EU-Cloud). Discord-Nutzer-IDs werden dabei nicht im Klartext übertragen, sondern als gesalzener SHA-256-Hash (Pseudonym). E-Mail-Adressen werden nie übertragen. Erfasst werden außerdem Server-ID und Servername sowie technische Angaben zum Ereignis.

2.6 Abstimmungen auf Bot-Listen (top.gg, discordbotlist.com)

Stimmen Sie auf top.gg oder discordbotlist.com für EmailVerify ab, übermittelt uns die jeweilige Plattform Ihre Discord-Nutzer-ID (und ggf. Ihren Nutzernamen). Wir speichern Nutzer-ID, Zeitpunkt, Plattform und den Server, dem die Stimme gutgeschrieben wird, um die Bonus-E-Mails zu vergeben und doppelte Zählungen zu verhindern. Mit /vote legen Sie fest, welcher Server Ihre Stimmen erhält; auch diese Zuordnung wird gespeichert. Anschließend senden wir Ihnen eine Bestätigung per Direktnachricht. Für die Abstimmung selbst gelten die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Plattform, die insoweit eigenständig verantwortlich ist.

3. Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO)

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Verifizierung, Bereitstellung gekaufter Premium-Funktionen.
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse): Schutz vor Missbrauch und Mehrfach-Verifizierungen, Sicherstellung des stabilen Bot-Betriebs, technische Logs, Einrichtungs-Erinnerungen, die Vergabe von Abstimmungs-Boni sowie die pseudonyme Nutzungsanalyse des Bots.
  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Soweit Sie eine E-Mail-Adresse zur Verifizierung eingeben, willigen Sie in deren Verarbeitung im hier beschriebenen Rahmen ein. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, z. B. durch den Bot-Befehl /data delete-user.
  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung): die Reichweitenmessung dieser Website (Abschnitt 4.1), nur wenn Sie im Einwilligungsbanner zustimmen.

4. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Daten werden nicht weitergegeben mit Ausnahme der nachfolgend genannten notwendigen Verarbeitungen durch Dienstleister:

Dienstleister Zweck Sitz / Drittlandtransfer
Discord, Inc. Bereitstellung der Bot-Plattform; Discord verarbeitet alle Befehle und Server-IDs USA (Drittland; SCCs / Data Privacy Framework)
Hetzner Online GmbH Hosting des Bots und des eigenen SMTP-Servers (mail.larskaesberg.de) für den Versand der Verifizierungs-E-Mails (kostenlose Stufe und Bonus-Guthaben) Rechenzentrum Helsinki, Finnland (EU); AV-Vertrag geschlossen
Zoho Corporation Pvt. Ltd. (ZeptoMail, EU-Endpunkt) Versand der Verifizierungs-E-Mails für Abonnement-Kunden (sofern aktiviert); EU-Endpunkt api.zeptomail.eu EU (Datenresidenz EU; Auftragsverarbeitung)
PostHog Inc. (2261 Market St. #4008, San Francisco, CA 94114, USA), EU-Cloud Pseudonyme Nutzungsanalyse des Bots (Abschnitt 2.5) und, nach Einwilligung, Reichweitenmessung dieser Website (Abschnitt 4.1); Endpunkt eu.i.posthog.com Datenhaltung in Rechenzentren in der EU; Verarbeitung durch PostHog und seine Unterauftragsverarbeiter auch in den USA möglich. PostHog ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; zusätzlich gelten die EU-Standardvertragsklauseln (Modul 2). AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen

Discord ist kein klassischer Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO, sondern eine Plattform, ohne die der Bot nicht funktionieren kann; die Datenverarbeitung durch Discord folgt der Discord-Datenschutzerklärung.

4.1 Diese Website

Diese Website (getemailverified.com) wird über GitHub Pages (GitHub, Inc., USA) ausgeliefert. Beim Abruf verarbeitet GitHub technisch notwendige Verbindungsdaten einschließlich Ihrer IP-Adresse; Einzelheiten in der GitHub-Datenschutzerklärung. Die Website setzt keine Cookies.

Reichweitenmessung (PostHog, nur mit Einwilligung). Beim ersten Besuch fragt ein Banner, ob Sie der Reichweitenmessung zustimmen. Erst wenn Sie „Allow analytics" wählen, wird PostHog (EU-Cloud) geladen. Erfasst werden dann Seitenaufrufe, die verweisende Seite, UTM-Parameter aus der Adresszeile sowie Klicks auf die Links zum Hinzufügen des Bots, zum Discord-Store und zum Support-Server, damit wir verstehen, welche Seiten und Verweise zur Installation des Bots führen. Auch dann werden keine Cookies gesetzt, und für die Analyse wird nichts auf Ihrem Endgerät gespeichert: Die Zuordnung eines Besuchs besteht nur im Arbeitsspeicher der geöffneten Seite und endet mit dem Neuladen. Es werden keine Nutzerprofile gebildet, keine Sitzungen aufgezeichnet und keine Klicks außer den genannten erfasst; IP-Adressen werden von PostHog nicht gespeichert. Ist in Ihrem Browser „Do Not Track" aktiviert, findet keine Erfassung statt.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie unten auf jeder Seite „Privacy settings" öffnen und „Decline" wählen. Ihre Auswahl selbst speichern wir im lokalen Speicher Ihres Browsers (ev-analytics-consent), damit das Banner nicht bei jedem Seitenaufruf erscheint; das ist für die Beachtung Ihrer Entscheidung unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Lehnen Sie ab, wird PostHog nicht geladen.

Die auf der Startseite und den Statistikseiten angezeigten Zahlen werden von stats.getemailverified.com (eigener Server, Hetzner-Rechenzentrum Helsinki, Finnland/EU) geladen. Es werden dabei nur aggregierte Zählwerte übertragen, keine personenbezogenen Daten.

Video-Einbindung (YouTube). Auf der Startseite und der Quick-Start-Seite ist ein Erklärvideo eingebunden. Das Vorschaubild liegt auf diesem Server, und es wird erst dann eine Verbindung zu YouTube aufgebaut, wenn Sie aktiv auf den Play-Button klicken (sogenannte Zwei-Klick-Lösung). Vor dem Klick werden keine Daten an Google übertragen und keine Cookies gesetzt.

Klicken Sie auf Play, wird der Player über youtube-nocookie.com (erweiterter Datenschutzmodus) von der Google Ireland Limited geladen. Dabei werden Ihre IP-Adresse und Informationen zum abgerufenen Video an Google übertragen, ggf. mit Übermittlung in die USA. Rechtsgrundlage ist Ihre durch den Klick erteilte Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit durch Verlassen der Seite widerrufen können. Einzelheiten in der Google-Datenschutzerklärung.

5. Speicherdauer

  • Hashes der E-Mail-Adressen und Verifizierungszuordnungen: bis zur Löschung durch den Nutzer (/data delete-user) oder durch den Server-Admin (/data delete-server); spätestens beim Entfernen des Bots vom Server.
  • Server-Konfiguration: bis zur Löschung durch den Server-Admin oder Entfernen des Bots.
  • Aggregierte Statistiken: Monatszähler werden monatsweise zurückgesetzt, Gesamtzähler bleiben bis zur Löschung der Server-Daten erhalten.
  • Technische Logs: maximal 30 Tage.
  • Abstimmungen: bis zur Löschung Ihrer Daten über /data delete-user (danach ohne Nutzer-ID); Einträge zu einem Server werden gelöscht, wenn der Bot den Server verlässt.
  • Einrichtungs-Erinnerungen: die ID der hinzufügenden Person höchstens bis zur letzten Erinnerung (wenige Tage), siehe Abschnitt 2.2.
  • PostHog-Ereignisse (Bot und Website): bis zu sieben Jahre (Aufbewahrungsfrist unseres PostHog-Tarifs), sofern sie nicht vorher gelöscht werden.

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die Sie betreffenden Daten,
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO) unrichtiger Daten,
  • Löschung (Art. 17 DSGVO) — siehe Abschnitt 7,
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
  • Widerspruch (Art. 21 DSGVO),
  • Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Wahrnehmung dieser Rechte genügt eine formlose E-Mail an contact@wksolutions.de.

7. Löschung

  • Eigene Daten: /data delete-user direkt im Bot.
  • Server-Daten: /data delete-server durch den Server-Admin oder Entfernen des Bots vom Server (automatische Löschung).

8. Beschwerderecht

Sie können sich jederzeit bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen oder der Aufsichtsbehörde Ihres Wohnsitzlandes. Eine Übersicht finden Sie unter https://www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/Laender/Laender-node.html.

9. Sicherheit

Die Übertragung der Verifizierungs-E-Mails erfolgt verschlüsselt (TLS/STARTTLS). E-Mail-Adressen werden in der Bot-Datenbank ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert; Klartext-Adressen werden außer für den unmittelbaren Mail-Versand nicht verarbeitet.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird bei wesentlichen Änderungen aktualisiert. Maßgeblich ist jeweils die unter „Stand" genannte Fassung.

Privacy Policy (English summary)

EmailVerify processes personal data only as needed to deliver its verification service.

Controller: WKSolutions GbR (partners: Jan Philip Wahle, Lars Benedikt Kaesberg), Siedlungsweg 24, 37124 Rosdorf, Germany — [email protected].

Where server operators (e.g. companies or universities) use the bot to verify their own members, WKSolutions acts as a processor on their behalf; a Data Processing Agreement (DPA) is available.

Data processed: Discord user ID, server ID, hashed (MD5 of lowercase) email address, aggregate per-server statistics, server configuration set by admins. Plain-text email addresses are used only to send the verification message; they are not retained.

  • Setup reminders: when the bot is added, we store the Discord ID of the person who added it (when Discord provides it), to send up to two reminder DMs if setup isn't finished. It is deleted once someone verifies, after the last reminder, or when the bot leaves.
  • Bot usage analytics: usage events (e.g. verification started, command used) go to PostHog (EU cloud) with Discord user IDs replaced by a salted SHA-256 pseudonym. Email addresses are never sent.
  • Votes: when you vote on top.gg or discordbotlist.com, the list sends us your Discord user ID. We store it with the time, the list and the server credited, to grant the bonus and prevent double counting, and DM you a confirmation. /vote stores which server your votes go to. /data delete-user removes your ID from these records.

Legal bases: GDPR Art. 6(1)(b) (contract: verification, paid features), 6(1)(f) (legitimate interest: anti-abuse, stability, setup reminders, vote bonuses and pseudonymous bot usage analytics), 6(1)(a) (consent: the verification email entered by the user — revocable any time via /data delete-user — and the website analytics).

Sub-processors: - Discord, Inc. (US; SCC/DPF) — platform. - Hetzner Online GmbH (data center Helsinki, Finland/EU; DPA in place) — hosting of the bot and the self-hosted SMTP server mail.larskaesberg.de used for email delivery for free tier and bonus credits. - Zoho ZeptoMail EU endpoint api.zeptomail.eu (EU) — email delivery for subscription customers (if enabled). - PostHog Inc. (San Francisco, USA; EU cloud, eu.i.posthog.com) — pseudonymous bot usage analytics and, with consent, website analytics. Data is held in EU data centres; PostHog and its sub-processors may also process it in the US. PostHog is certified under the EU-US Data Privacy Framework, and the EU Standard Contractual Clauses (module 2) apply in addition. A DPA under GDPR Art. 28 is in place. Events are kept for up to seven years. - GitHub, Inc. (US) — hosting of this website via GitHub Pages. No cookies.

Website analytics (only with consent): a banner asks on your first visit, and PostHog is loaded only if you choose "Allow analytics". It then records page views, the referring page, UTM tags and clicks on the add-to-Discord, store and support links. It sets no cookies and stores nothing on your device for analytics: a visit is recognised only in the open page's memory and ends on reload. No profiles, no session recording, no IP addresses stored; with "Do Not Track" enabled nothing is recorded. Legal basis: your consent (GDPR Art. 6(1)(a) with § 25(1) TDDDG). Withdraw it any time via "Privacy settings" at the bottom of every page. Your choice itself is kept in your browser's local storage (ev-analytics-consent) so the banner doesn't reappear on every page, which is strictly necessary to honour it (§ 25(2) no. 2 TDDDG).

Embedded video: the explainer video on the home and quick-start pages uses a click-to-load placeholder. The poster image is served from this site, and no request reaches Google and no cookie is set until you click play. Clicking loads the player from youtube-nocookie.com (Google Ireland Limited) and transmits your IP address and the video requested; the legal basis is the consent you give by clicking (GDPR Art. 6(1)(a)).

Retention: until you or the server admin delete the data, or until the bot leaves the server.

Your rights: access, rectification, erasure, restriction, portability, objection, withdrawal of consent (GDPR Arts. 15–21, 7(3)). Email [email protected] to exercise them. You may also lodge a complaint with a German Data Protection Authority.