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Datenschutzerklärung

Stand: August 2026

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung des Discord-Bots EmailVerify sowie der zugehörigen Premium-Funktionen.

1. Verantwortlicher

WKSolutions GbR vertreten durch die Gesellschafter Jan Philip Wahle und Lars Benedikt Kaesberg Siedlungsweg 24 37124 Rosdorf Deutschland E-Mail: [email protected]

Soweit Server-Betreiber (z. B. Unternehmen oder Hochschulen) den Bot zur Verifizierung ihrer eigenen Mitglieder einsetzen, handelt WKSolutions insoweit als Auftragsverarbeiter; hierfür steht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zur Verfügung.

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht erforderlich (§ 38 BDSG, da weniger als 20 Personen mit der Datenverarbeitung beschäftigt sind).

2. Welche Daten werden verarbeitet?

2.1 Bei der E-Mail-Verifizierung

  • Discord-Nutzer-ID (zur Zuordnung zur Verifizierung).
  • E-Mail-Adresse (eingegeben vom Nutzer): an die eingegebene Adresse wird ein Bestätigungscode gesendet. Die Adresse wird nicht im Klartext gespeichert, sondern als kryptografischer Hash (MD5 vom lowercased Wert), ausschließlich um Doppelverifizierungen pro Server zu verhindern.
  • Server-ID (Discord Guild-ID), in der die Verifizierung erfolgt.
  • Zeitpunkt und Erfolg der Verifizierung in den Server-Statistiken (aggregiert, nicht nutzerbezogen).

2.2 Bei der Server-Konfiguration

Server-Administratoren konfigurieren den Bot u. a. mit folgenden Angaben (siehe Befehle): Verifizierungs-Domains, Rollen-IDs, Sprache, Log-Channel-ID, optional Allowlist von E-Mail-Adressen (gehasht gespeichert).

2.3 Bei der Nutzung von Premium-Funktionen

  • Server-ID, gekaufte Guthaben (Anzahl), Status der CSV-Freischaltung, Discord-Entitlement-IDs.
  • Aggregierte Statistiken (Mails gesendet pro Monat / gesamt) je Server.

2.4 Server-Logs (technisch)

Beim technischen Betrieb fallen Server- und Mail-Server-Logs an (z. B. SMTP- Verbindung, IP-Adresse des Mail-Servers, Zeitpunkte). Diese Logs werden zur Fehleranalyse verwendet und nach maximal 30 Tagen gelöscht.

3. Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO)

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Verifizierung, Bereitstellung gekaufter Premium-Funktionen.
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse): Schutz vor Missbrauch und Mehrfach-Verifizierungen, Sicherstellung des stabilen Bot-Betriebs, technische Logs.
  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Soweit Sie eine E-Mail-Adresse zur Verifizierung eingeben, willigen Sie in deren Verarbeitung im hier beschriebenen Rahmen ein. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, z. B. durch den Bot-Befehl /data delete.

4. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Daten werden nicht weitergegeben mit Ausnahme der nachfolgend genannten notwendigen Verarbeitungen durch Dienstleister:

Dienstleister Zweck Sitz / Drittlandtransfer
Discord, Inc. Bereitstellung der Bot-Plattform; Discord verarbeitet alle Befehle und Server-IDs USA (Drittland; SCCs / Data Privacy Framework)
Hetzner Online GmbH Hosting des Bots und des eigenen SMTP-Servers (mail.larskaesberg.de) für den Versand der Verifizierungs-E-Mails (kostenlose Stufe und Bonus-Guthaben) Rechenzentrum Helsinki, Finnland (EU); AV-Vertrag geschlossen
Zoho Corporation Pvt. Ltd. (ZeptoMail, EU-Endpunkt) Versand der Verifizierungs-E-Mails für Abonnement-Kunden (sofern aktiviert); EU-Endpunkt api.zeptomail.eu EU (Datenresidenz EU; Auftragsverarbeitung)

Discord ist kein klassischer Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO, sondern eine Plattform, ohne die der Bot nicht funktionieren kann; die Datenverarbeitung durch Discord folgt der Discord-Datenschutzerklärung.

4.1 Diese Website

Diese Website (getemailverified.com) wird über GitHub Pages (GitHub, Inc., USA) ausgeliefert. Beim Abruf verarbeitet GitHub technisch notwendige Verbindungsdaten einschließlich Ihrer IP-Adresse; Einzelheiten in der GitHub-Datenschutzerklärung. Die Website setzt keine Cookies und bindet kein Tracking ein.

Die auf der Startseite und den Statistikseiten angezeigten Zahlen werden von stats.getemailverified.com (eigener Server, Hetzner-Rechenzentrum Helsinki, Finnland/EU) geladen. Es werden dabei nur aggregierte Zählwerte übertragen, keine personenbezogenen Daten.

Video-Einbindung (YouTube). Auf der Startseite und der Quick-Start-Seite ist ein Erklärvideo eingebunden. Das Vorschaubild liegt auf diesem Server, und es wird erst dann eine Verbindung zu YouTube aufgebaut, wenn Sie aktiv auf den Play-Button klicken (sogenannte Zwei-Klick-Lösung). Vor dem Klick werden keine Daten an Google übertragen und keine Cookies gesetzt.

Klicken Sie auf Play, wird der Player über youtube-nocookie.com (erweiterter Datenschutzmodus) von der Google Ireland Limited geladen. Dabei werden Ihre IP-Adresse und Informationen zum abgerufenen Video an Google übertragen, ggf. mit Übermittlung in die USA. Rechtsgrundlage ist Ihre durch den Klick erteilte Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit durch Verlassen der Seite widerrufen können. Einzelheiten in der Google-Datenschutzerklärung.

5. Speicherdauer

  • Hashes der E-Mail-Adressen und Verifizierungszuordnungen: bis zur Löschung durch den Nutzer (/data delete) oder durch den Server-Admin (/delete_server_data); spätestens beim Entfernen des Bots vom Server.
  • Server-Konfiguration: bis zur Löschung durch den Server-Admin oder Entfernen des Bots.
  • Aggregierte Statistiken: Monatszähler werden monatsweise zurückgesetzt, Gesamtzähler bleiben bis zur Löschung der Server-Daten erhalten.
  • Technische Logs: maximal 30 Tage.

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die Sie betreffenden Daten,
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO) unrichtiger Daten,
  • Löschung (Art. 17 DSGVO) — siehe Abschnitt 7,
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
  • Widerspruch (Art. 21 DSGVO),
  • Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Wahrnehmung dieser Rechte genügt eine formlose E-Mail an contact@wksolutions.de.

7. Löschung

  • Eigene Daten: /data delete direkt im Bot.
  • Server-Daten: /delete_server_data durch den Server-Admin oder Entfernen des Bots vom Server (automatische Löschung).

8. Beschwerderecht

Sie können sich jederzeit bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen oder der Aufsichtsbehörde Ihres Wohnsitzlandes. Eine Übersicht finden Sie unter https://www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/Laender/Laender-node.html.

9. Sicherheit

Die Übertragung der Verifizierungs-E-Mails erfolgt verschlüsselt (TLS/STARTTLS). E-Mail-Adressen werden in der Bot-Datenbank ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert; Klartext-Adressen werden außer für den unmittelbaren Mail-Versand nicht verarbeitet.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird bei wesentlichen Änderungen aktualisiert. Maßgeblich ist jeweils die unter „Stand" genannte Fassung.

Privacy Policy (English summary)

EmailVerify processes personal data only as needed to deliver its verification service.

Controller: WKSolutions GbR (partners: Jan Philip Wahle, Lars Benedikt Kaesberg), Siedlungsweg 24, 37124 Rosdorf, Germany — [email protected].

Where server operators (e.g. companies or universities) use the bot to verify their own members, WKSolutions acts as a processor on their behalf; a Data Processing Agreement (DPA) is available.

Data processed: Discord user ID, server ID, hashed (MD5 of lowercase) email address, aggregate per-server statistics, server configuration set by admins. Plain-text email addresses are used only to send the verification message; they are not retained.

Legal bases: GDPR Art. 6(1)(b) (contract: verification, paid features), 6(1)(f) (legitimate interest: anti-abuse, stability), 6(1)(a) (consent for the verification email entered by the user — revocable any time via /data delete).

Sub-processors: - Discord, Inc. (US; SCC/DPF) — platform. - Hetzner Online GmbH (data center Helsinki, Finland/EU; DPA in place) — hosting of the bot and the self-hosted SMTP server mail.larskaesberg.de used for email delivery for free tier and bonus credits. - Zoho ZeptoMail EU endpoint api.zeptomail.eu (EU) — email delivery for subscription customers (if enabled). - GitHub, Inc. (US) — hosting of this website via GitHub Pages. No cookies, no tracking.

Embedded video: the explainer video on the home and quick-start pages uses a click-to-load placeholder. The poster image is served from this site, and no request reaches Google and no cookie is set until you click play. Clicking loads the player from youtube-nocookie.com (Google Ireland Limited) and transmits your IP address and the video requested; the legal basis is the consent you give by clicking (GDPR Art. 6(1)(a)).

Retention: until you or the server admin delete the data, or until the bot leaves the server.

Your rights: access, rectification, erasure, restriction, portability, objection, withdrawal of consent (GDPR Arts. 15–21, 7(3)). Email [email protected] to exercise them. You may also lodge a complaint with a German Data Protection Authority.